Network
MEDIAJABODETABEK - Software absen memungkinkan proses absensi karyawan di perusahaan lebih simpel, praktis dan akurat. Perusahaan dapat mengelola kehadiran karyawan sekaligus melakukan monitoring terhadap kinerja karyawan. Sedangkan, bagi karyawan sendiri, adanya software absen mempermudah karyawan untuk menginput kehadirannya secara fleksibel dengan mudah.
Pengelolaan SDM tanpa terbatas waktu dan ruang, secara real time melalui aplikasi absensi adalah terobosan terbaru yang harus dipenuhi perusahaan untuk memenuhi tantangan digitalisasi. Aplikasi absensi menjadikan perusahaan lebih kompetitif, bahkan bisa mengurangi beban kerja tim HRD untuk mengelola SDM perusahaan. Karena data karyawan secara otomatis langsung terinput tanpa harus mendatanya Kembali secara manual.
Fitur-Fitur Pada Software Absen
Software absen karyawan biasanya bersifat kompatibel karena dapat digunakan di seluruh perangkat karyawan. Pemakaian sistem absensi online membuat semuanya lebih ringkas, karena karyawan bisa mengakses layanan absensi online melalui masing-masing perangkat yang digunakan. software absen telah disematkan beberapa fitur menarik, sebagai berikut :
Baca Juga: HRD Wajib Tahu, Ini Fungsi dan Manfaat Software Payroll
Melakukan Absen Tanpa Batas Waktu dan Tempat
Melalui software absen, setiap karyawan dapat melakukan absen secara online tanpa harus berada di kantor sekalipun. Sehingga mempermudah proses absensi karyawan yang sedang melakukan perjalanan bisnis atau sedang ada keperluan. Mengingat layanan absensi online ini memungkinkan karyawan selalu melakukan absen secara tepat waktu.
Asalkan untuk mengoperasikan software ini, harus terkoneksi jaringan internet, dengan begitu tak perlu lagi repot-repot menginput kehadiran. Berbeda dengan sistem absensi melalui fingerprint, yang cukup ribet karena mengharuskan karyawan berkumpul di dalam kantor dan tidak dapat melakukan absensi dimana saja.
Merekomendasikan Jam Kerja
Software absen juga membuat perusahaan bisa merekomendasikan jam kerja dan jam pulang kepada setiap karyawan. Menjadikan karyawan lebih disiplin, karena bisa datang maupun pulang di waktu yang tepat. Selain itu, memudahkan karyawan yang melakukan overtime atau lembur terkait jam lemburnya. Hal ini membuat tim HRD tidak perlu repot lagi mendata karyawan yang lembur dan melakukan perhitungan upah lembur.
Bahkan jika ada karyawan mengadakan rapat yang berlangsung di luar kantor, maka perusahaan dapat mengestimasikan lamanya waktu meeting tersebut. Jika karyawan melakukan rapat dengan tepat waktu, dampak baiknya ialah bisa meningkatkan efektivitas waktu kerja karyawan. Sehingga mereka bisa mengerjakan tugas lainnya secara efektif.
Baca Juga: 10 Ucapan Selamat HUT Arhanud TNI AD ke 76 untuk Dijadikan Caption di Twitter dan Instagram
Melacak Posisi Karyawan dengan Akurat
Software absen membuat perusahaan bisa melacak posisi karyawan dengan cara yang akurat. Bahkan bagi karyawan yang sedang rapat di luar pun, memudahkan perusahaan mengetahui posisi tepatnya keberadaan karyawan tersebut. Sehingga tidak ada lagi yang namanya kecurangan akibat karyawan yang belum tidak di lokasi tempat meeting dilakukan. Karena karyawan yang curang bisa langsung diketahui, Ketika mereka menginput absen saat bukan di lokasi yang telah ditetapkan perusahaan.
Upload Foto untuk Dijadikan Bukti
Beberapa aplikasi absensi menawarkan fitur untuk unggah foto terbaru saat karyawan menginput absen. Melalui foto inilah, karyawan bisa membuktikan bahwa mereka melakukan absensi di lokasi kantor atau tempat yang telah ditentukan perusahaan. Selain itu, waktunya pun tidak dapat dimanipulasi.
Adanya fitur yang satu ini sangat berguna bagi karyawan yang tengah melakukan pekerjaan di lapangan atau di luar kantor. Dengan melampirkan foto, maka karyawan bisa membuktikan jika mereka sudah tiba di kantor atau tempat yang telah ditugaskan perusahaan dengan tepat waktu.
Baca Juga: 3 Twibbon HUT Arhanud TNI AD ke 76: Background Foto Berdesain Simple dan Elegan
Meminimalisir Kesalahan Perhitungan Gaji
Bagi perusahaan yang mengutamakan kehadiran karyawan dan memotong gaji karyawan apabila karyawan sering absen, maka adanya software absen ini sangat berguna. Sebab membuat tim HRD dapat melakukan perhitungan gaji sesuai dengan data karyawan yang valid. Biasanya perhitungan tersebut akan menginputkan data ketidakhadiran, keterlambatan, maupun variabel yang lainnya yang dapat berpengaruh pada nilai upah karyawan yang akan diberikan perusahaan.
Dengan demikian tiap karyawan akan menerima hak gaji berdasarkan jumlah waktu/hari kerja karyawan itu sendiri. Apabila ada perhitungan bonus untuk pekerjaan di luar kantor misalnya, maka perhitungan pun dapat dilakukan dengan tepat.
Karyawan Bisa Membuat Catatan Khusus
Pada beberapa software absen karyawan, ada yang memiliki fitur untuk membuat catatan khusus. Melalui catatan khusus inilah, karyawan yang datang terlambat bisa menyertakan alasan yang tepat. Namun Kembali lagi, perusahaan juga berhak memutuskan validasi alasan yang dijelaskan oleh karyawan melalui software ini.
Akan tetapi, adanya catatan ini bisa membantu karyawan yang benar-benar tidak bisa datang bekerja tepat waktu karena sesuatu hal. Sebab selain melampirkan catatan, mereka juga bisa menambahkan foto sebagai bukti kuat yang menyertai alasan tersebut. Di samping itu, keterangan tersebut pun dapat dipakai untuk dijadikan sarana pelaporan, apabila meeting atau pekerjaan di luar kantor terkendala.
Tips Memilih Software Absen Online
Mengingat cukup banyak penyedia jasa software absen yang ada, Anda harus melakukan seleksi aplikasi absensi dengan tepat untuk perusahaan Anda. Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan saat memilih aplikasi absensi, diantaranya :
Baca Juga: Hari Jadi Gowa 2022: Download dan Pasang Bingkai Twibbonnya Sekarang Juga!
Pahami Kebutuhan Kantor
Sebelum Anda menyeleksi aplikasi absensi, sebaiknya ketahui dulu apa yang dibutuhkan oleh kantor. Sebab hal inilah yang nantinya dijadikan standar untuk memilih software terbaik sesuai perusahaan Anda. Pastikan apakah aplikasi tersebut hanya menginput data waktu kedatangan dan kepulangan karyawan saja, atau justru sekaligus bisa menginput keterangan sakit/izin, atau mungkin bisa sekaligus mengintegrasikannya dengan fitur payroll.
Anda juga harus mempertimbangkan pemilihan software ini dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan Anda. Sehingga bisa menekan biaya pengeluaran dan penggunaan absensi online lebih efektif juga efisien bagi perusahaan.
Kompatibel
Sebuah software absen harus bersifat kompatibel terhadap perangkat apapun, sehingga karyawan yang menggunakan berbagai macam perangkat sekalipun bisa mengakses aplikasi tersebut dengan mudah. Mengingat tidak semua karyawan memiliki perangkat smartphone dengan tipe dan merek yang sama. Jadi, pastikan aplikasi ini bisa dipakai oleh perangkat dari semua versi sistem operasi.
Harus Akurat
Faktor yang harus dicari saat Anda memilih aplikasi absensi yaitu harus akurat. Karena faktor inilah yang paling penting dan dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan aplikasi absensi karyawan diharapkan dapat meningkatkan efisiensi sekaligus meminimalisir terjadinya tingkat kecurangan pada karyawan. Hal ini, membuat karyawan dapat bekerja secara disiplin juga tepat waktu. Bisa kita bandingkan jika memakai absen manual, yang tingkat keakuratannya masih sangat kurang sehingga diragukan.
User Friendly
Mengingat setiap perusahaan tidak diisi oleh karyawan yang usianya sama rata semua, melainkan dari berbagai kalangan usia mulai dari usia 18 tahun misalkan hingga ada yang berusia 50 tahunan. Oleh sebab itu, software absen yang Anda pilih harus memenuhi poin ini. Pastikan Anda memilihkan aplikasi yang user friendly alias bisa digunakan oleh seluruh karyawan dari berbagai Kalangan usia tersebut. Sehingga bagi orang-orang yang tidak terlalu melek teknologi sekalipun, bisa menggunakannya.
Baca Juga: Selain Pasar Senen, Inilah Tempat Belanja Termurah di Jakarta, Nomor 2 Wajib Didatangi!
Adanya Fitur Employee Self Service
Employee self service atau sering disingkat ESS, ini adalah inti dari penggunaan aplikasi absensi. Di mana fitur ini memungkinkan karyawan dapat memenuhi semua keperluan administrasi mereka dengan cara mandiri, agar mereka dapat mengakses semua hal yang diperlukan tanpa membuat pihak lain harus menunggu.
Contohnya saja, jika karyawan membutuhkan slip gaji misalnya, maka slip gaji tersebut sudah otomatis tersedia dalam aplikasi absensi. Oleh karenanya, mereka tak perlu lagi harus menunggu admin perusahaan untuk mencetak slip gajinya. Tak hanya itu saja, dalam hal keperluan administrasi, karyawan bisa melengkapi administrasi mereka langsung dengan menginputnya memakai aplikasi.
ESS tersebut sangat mempermudah tim administrasi dan karyawan agar waktu mereka lebih efisien. Mereka tak perlu harus bekerja dua kali sebab proses input administrasi cukup dilakukan sekali saja oleh karyawan. Hal ini juga bisa meminimalisir terjadinya kesalahan penginputan.
Contohnya saja, jika karyawan membutuhkan slip gaji misalnya, maka slip gaji tersebut sudah otomatis tersedia dalam aplikasi absensi. Oleh karenanya, mereka tak perlu lagi harus menunggu admin perusahaan untuk mencetak slip gajinya. Tak hanya itu saja, dalam hal keperluan administrasi, karyawan bisa melengkapi administrasi mereka langsung dengan menginputnya memakai aplikasi.
ESS tersebut sangat mempermudah tim administrasi dan karyawan agar waktu mereka lebih efisien. Mereka tak perlu harus bekerja dua kali sebab proses input administrasi cukup dilakukan sekali saja oleh karyawan. Hal ini juga bisa meminimalisir terjadinya kesalahan penginputan.
Integrasi Payroll
Jika perusahaan Anda sedang mencari aplikasi absensi, maka sudah seharusnya mencari aplikasi yang terintegrasi dengan sistem payroll. Dimana payroll yang dimaksud disini yaitu sistem penggajian berdasarkan rekapan absensi SDM yang dikumpulkan. Dengan begitu, hasil absensi bisa berpengaruh langsung terhadap jumlah upah karyawan beserta potongannya.
Contohnya, Ketika karyawan melakukan izin atau terlambat datang ke kantor, maka sistem payroll dengan otomatis akan melakukan pemotongan upah sesuai dengan aturan yang berlaku. Hal ini juga berlaku saat karyawan lembur, maka perhitungan gajinya pun bisa dijumlahkan secara otomatis.
Melalui payroll inilah, membuat tim HRD dapat bekerja secara cepat, mereka tak perlu lagi menggunakan cara manual untuk melakukan perhitungan gaji. Sebab hasil akhir perhitungan gaji karyawan dapat terlihat secara otomatis.
Baca Juga: Hasil KTT G20 di Bali: Berhasil Mengesahkan Pernyataan Para Pemimpin atau Leaders’ Declaration
Fitur Lengkap
Kelengkapan fitur mungkin bukan yang utama dan satu-satunya yang harus dipertimbangkan saat memilih aplikasi absensi. Akan tetapi, tak ada yang salah juga jika Anda memilih software absen dengan fitur serba ada untuk bisa dimanfaatkan oleh seluruh karyawan perusahaan.
Mencoba Versi Trial
Jika Anda ingin membeli software untuk absensi karyawan, sebaiknya coba dulu versi trial aplikasi/software tersebut. Biasanya perusahaan software menawarkan versi trial terlebih dahulu untuk dicoba kliennya, tujuannya untuk meningkatkan kepercayaan klien terhadap jasa penyedia software tersebut. Jika Anda merasa sudah cocok dengan aplikasinya, maka Anda pun bisa memutuskan melakukan pembelian aplikasi tersebut.
Pilih dari Pengembang Terpercaya dan Profesional
Poin ini juga sangat penting, karena kinerja sebuah software tentu dipengaruhi oleh pengembang yang meluncurkan aplikasi tersebut. Silahkan cari informasi terkait track record jasa penyedia software tersebut. Anda pun harus mengetahui pengalaman perusahaan penyedia tersebut dalam menjalankan usahanya.
Dengan mempertimbangkan 10 poin di atas, Anda bisa menentukan mana software absen yang tepat untuk kebutuhan perusahaan Anda. Masih bingung dan belum mendapatkan aplikasi absensi yang tepat untuk perusahaan?
Jangan khawatir, Kami merekomendasikan aplikasi absensi yang sudah terintegrasi dengan sistem payroll dan menyajikan semua kebutuhan usaha Anda dengan aplikasi Talenta. software absen Mekari Talenta menawarkan dashboard lengkap. Membuat tim HR bisa menambah, melakukan pengaturan hingga menyesuaikan jadwal karyawan secara langsung melalui software absen Talenta.***
Artikel Rekomendasi